Polly

Privacyverklaring

Bijgewerkt op 8 oktober 2026

Polly is een app voor ondernemers in de beauty branche en hun klanten, gemaakt door The BLOOOM Nailcompany B.V. In deze verklaring lees je welke gegevens Polly verwerkt, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn.

Wie zijn wij?

The BLOOOM Nailcompany B.V.
Boslaan 43, 2132 RJ Hoofddorp
KvK-nummer: 88541665
Btw-identificatienummer: NL864677741B01
E-mail: info@theblooom.nl
Website: pollybeauty.app

Wie is verantwoordelijk?

Dat hangt af van de gegevens. In de privacywet (AVG) heet de partij die beslist over gegevens de verwerkingsverantwoordelijke. Een partij die gegevens in opdracht bewaart en verwerkt, heet de verwerker.

Gegevens van klanten van een salon: de salon is verantwoordelijk. Denk aan de klantkaart, afspraken, intakes, foto's, spaarkaart en berichten. De salon is verwerkingsverantwoordelijke. Polly is verwerker: we bewaren en verwerken deze gegevens alleen in opdracht van de salon, volgens een verwerkersovereenkomst, en gebruiken ze niet voor onszelf.

Ben je klant van een salon en heb je een vraag over je klantkaart? Neem dan eerst contact op met je salon. Komt je vraag bij ons binnen, dan sturen we die door naar je salon en helpen we de salon om je vraag af te handelen.

Waarvoor Polly zelf verantwoordelijk is:

de accounts van salons en collega's (naam, e-mailadres en wachtwoord);
het abonnement en de facturen van salons;
je account in de klant-app: je persoonlijke link, je meldingen en je taal;
de beveiliging van Polly;
hulpvragen en meldingen van illegale inhoud;
de website pollybeauty.app.

Welke gegevens?

Account: naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen).
Salon: salonnaam, menu, prijzen, rooster, voorraad, uren en taken.
Abonnement: je pakket, je factuurgegevens en of je hebt betaald.
Klanten van de salon: naam, telefoonnummer, e-mailadres, behandelingen, afspraken, spaarkaart, foto's, berichten en notities.
Gezondheid: alleen als een klant daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft, bijvoorbeeld allergieën uit de intake. Deze toestemming geldt 2 jaar en kan altijd worden ingetrokken. Bij klanten jonger dan 16 jaar geeft een ouder of voogd de toestemming.
Klant-app: je persoonlijke link, je profielfoto, foto's en berichten die je met je salon deelt, je taal en wanneer je de app voor het laatst opende. Ook je favoriete kleuren en designs, de kleuren die je salon je stuurt, en de huidtint die je zelf kiest om kleuren op je eigen huid te bekijken.
Mijn salons: wil je al je salons bij elkaar zien, dan sturen we een code naar het e-mailadres op je klantenkaart. We bewaren dat je e-mailadres is bevestigd en op welk toestel. De code zelf bewaren we niet leesbaar. Je wisselt in de app met tabs tussen je salons. Elke salon ziet alleen zijn eigen klantenkaart, niet die van de andere salon. Gegevens zoals je verjaardag of huidtint deelt Polly alleen met een andere salon als jij dat zelf aanzet bij Deel mijn profiel.
Mijn klantenkaarten (voor salons): heb je zelf een salon in Polly en ben je ook klant bij een andere salon met Polly? Dan zoekt Polly met het bevestigde e-mailadres van je account naar klantenkaarten met datzelfde adres. Je ziet alleen salons die je al een klantenpas gaven. Je eigen salon en je collega's zien niets van je klantenkaarten, en de andere salon ziet niet dat je zelf een salon hebt. Gebruik je de Polly-app en staan je meldingen aan, dan bewaren we bij welke klantenkaart je telefoon hoort, zodat een melding van die salon in je eigen Polly binnenkomt. Zet je dat uit in Mijn klantenkaarten, of zet je meldingen uit, dan halen we die koppeling weg.
Aangebracht door een salon: meld je je vanuit de klant-app aan met een eigen salon, dan onthouden we welke salon jou bij Polly bracht. Dat gebruiken we alleen voor de beloning van die salon. Die salon krijgt alleen een melding dat een salon via hen bij Polly kwam, zonder naam, en ziet niets van jouw salon of klanten.
Meldingen: een technische code van je apparaat, als je meldingen aanzet.
Online boeken: het IP-adres bij een boeking, om misbruik te voorkomen. Dit wordt na korte tijd verwijderd.
Hulpvragen en meldingen: je bericht, je e-mailadres, eventueel een screenshot, de naam van je salon en de versie van de app en je toestel. Bij een hulpvraag ook het concept-antwoord dat Polly maakt en het antwoord dat we je sturen.
Te doen: wat er in de salon is afgerond, wie dat deed en wanneer. Zo kan de eigenaar of manager nagaan wat er gebeurd is.

Waarvoor en op welke grond?

Om Polly te laten werken, zoals klantkaarten, spaarkaart, agenda, prijzen, voorraad, team en de klant-app. Grondslag: de overeenkomst met jou, of de opdracht van je salon.
Om bevestigingen, herinneringen en uitnodigingen te mailen namens de salon. Grondslag: de opdracht van je salon.
Om meldingen te sturen die je zelf aanzet. Grondslag: je toestemming. Je zet ze altijd weer uit in de app.
Om je salons bij elkaar te tonen in de klant-app (Mijn salons). Je kiest hier zelf voor. Grondslag: je toestemming. Je meldt een toestel altijd weer af in de app.
Om Polly veilig te houden en misbruik te voorkomen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
Om hulpvragen sneller te beantwoorden. Polly maakt met AI een concept-antwoord op je hulpvraag. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (snel en goed helpen). Er gaan geen gegevens van klanten van de salon naar de AI-dienst.
Om facturen te bewaren en meldingen van illegale inhoud af te handelen. Grondslag: wettelijke plicht.

We verkopen geen gegevens, tonen geen advertenties en gebruiken geen trackers.

Salons zien elkaar niet. Ga je naar meer dan één salon met Polly, dan ziet geen van die salons bij welke andere salon je klant bent. Alleen jij ziet je lijst. Je kunt zelf je verjaardag, telefoonnummer en huidtint overnemen naar een andere salon. Dat gebeurt alleen als jij daarop tikt.

Met wie delen we gegevens?

We bewaren gegevens op servers in de Europese Unie. Voor sommige taken werken we met andere bedrijven. Deze bedrijven werken in onze opdracht (verwerkers) en mogen de gegevens niet voor zichzelf gebruiken.

Supabase: database, inloggen, opslag van foto's en serverfuncties.Waar: datacenter in Frankfurt, Duitsland (EU). Supabase is een bedrijf uit de VS. Voor een eventuele doorgifte naar de VS gelden de standaardcontractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie.
Netlify: hosting van de app, de boekpagina en de website pollybeauty.app.Waar: wereldwijd netwerk. Doorgifte naar de VS op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (DPF).
Resend: het versturen van e-mails, zoals bevestigingen, herinneringen, uitnodigingen en antwoorden van de helpdesk.Waar: VS. Doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (DPF).
Anthropic (AI-dienst Claude): het maken van een concept-antwoord op hulpvragen van salons. Daarvoor gaan alleen je vraag, het onderwerp en de naam van je salon naar Anthropic. Geen gegevens van klanten, geen foto's. We lezen het concept na. Alleen eenvoudige vragen die vaak terugkomen kunnen we automatisch laten beantwoorden, en nooit vragen over geld, je abonnement, je account of een klacht. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om AI te trainen en bewaart ze standaard niet.Waar: VS. Doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen (SCC) in de verwerkersovereenkomst van Anthropic.
Google Firebase Cloud Messaging: het afleveren van meldingen op Android-telefoons.Waar: wereldwijd. Doorgifte naar de VS op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (DPF).
Apple Push Notification service: het afleveren van meldingen op iPhone en iPad.Apple krijgt alleen wat nodig is om de melding af te leveren.
Onze eigen lettertypeserver (polly-font): kiest een salon een eigen lettertype, dan haalt onze eigen server dat lettertype op bij Google Fonts en geeft het door aan de app. Zo gaat het IP-adres van gebruikers niet naar Google.

Eerlijk is eerlijk. De standaardlettertypes en programmabibliotheken zitten in de app zelf. Alleen als zo'n bestand in de app ontbreekt, laadt de app het als reserve rechtstreeks bij Google Fonts (lettertypes) of jsDelivr (programmabibliotheken). Dan ziet die dienst je IP-adres. Normaal gebeurt dat niet.

Diensten die jij of je salon zelf aanzet

Deze diensten werken niet in onze opdracht, maar zijn zelf verantwoordelijk voor wat ze met gegevens doen. Voor hen gelden hun eigen voorwaarden en privacyverklaring.

Apple Wallet en Google Wallet: als je je spaarkaart in de wallet van je telefoon zet.
Google Agenda: als je salon de agenda koppelt met een eigen Google-account.
Google Tasks en Herinneringen van Apple: als je in Te doen kiest voor je eigen takenlijst. Polly zet dan de tekst van je taken in die lijst. Kies je ook taken over klanten, dan staat daar soms de voornaam van een klant in. Bij Google Tasks werkt Polly alleen in de lijst die Polly zelf maakt en bewaart Polly een toegangssleutel. Die sleutel verwijdert Polly als je ontkoppelt. Gegevens die Polly via Google krijgt, gebruikt Polly alleen voor deze functie. Polly houdt zich daarbij aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-eisen. Bij Herinneringen van Apple zet de Polly-app op je iPhone de taken er zelf in, zonder tussenkomst van onze server.
Mollie: het betalen van het Polly-abonnement door salons. Mollie is daarvoor zelf verantwoordelijk.
SumUp en Tikkie: als je salon die gebruikt om betalingen van klanten te ontvangen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Account: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan worden je gegevens verwijderd. Ben je de enige in je salon, dan worden ook alle salongegevens verwijderd.
Na het einde van een abonnement: de salon kan nog 30 dagen inloggen en alle gegevens downloaden. Daarna verwijderen we de salongegevens binnen 30 dagen. Uit onze back-ups verdwijnen ze vanzelf, uiterlijk 30 dagen later.
Gezondheid: de toestemming geldt 2 jaar. Daarna vraagt de salon opnieuw om toestemming. Trekt een klant de toestemming in, dan verwijdert de salon de gezondheidsgegevens.
Klant-app: tot je je account in de klant-app verwijdert of je salon je link intrekt. Je klantkaart bewaart de salon zolang dat nodig is.
Mijn salons: een code is 10 minuten geldig en wordt na een dag verwijderd. Een bevestigd toestel blijft een jaar aangemeld, of tot je het afmeldt. Daarna bevestig je je e-mailadres opnieuw.
Hulpvragen en meldingen: zolang dat nodig is om je vraag of melding af te handelen en te laten zien hoe we een melding hebben afgehandeld. Dat geldt ook voor het concept-antwoord.
Afgeronde taken (Te doen): 90 dagen.
Meldingen voor het team in de nacht: tussen 21:00 en 8:00 wachten meldingen op de server en gaan ze om 8:00 als één overzicht. Een dag na het versturen halen we de inhoud weg.
Facturen: zo lang als de wet voorschrijft (7 jaar).

Leeftijd

De klant-app is bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder. Ben je jonger dan 16, dan gebruik je de app alleen met toestemming van een ouder of voogd. Gezondheidsvragen in een intake vul je dan samen met een ouder of voogd in, en die geeft ook de toestemming.

Je rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien (inzage);
onjuiste gegevens te laten aanpassen (correctie);
je gegevens te laten verwijderen (verwijdering);
bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens (bezwaar);
je gegevens mee te nemen in een gangbaar bestand (overdraagbaarheid);
een toestemming in te trekken.

Veel kun je zelf in de app:

Salonaccount verwijderen: Instellingen, dan Account verwijderen.
Alle salongegevens downloaden: Instellingen, dan Je gegevens meenemen.
Klantgegevens exporteren of wissen: op de klantkaart, bij Privacy.
Account in de klant-app verwijderen: in de klant-app bij Instellingen, dan Account verwijderen. Dit kan ook door te mailen naar info@theblooom.nl. Je klantkaart bij je salon blijft bestaan; vraag je salon om die ook te verwijderen.
Toestemming voor gezondheidsgegevens intrekken: in de klant-app bij Instellingen, dan Gezondheid.

Lukt het niet in de app, mail dan naar info@theblooom.nl. We reageren binnen een maand. Gaat je vraag over je klantkaart bij een salon, dan sturen we die door naar je salon.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Iets melden

Zie je in Polly iets wat volgens jou illegaal is, zoals een foto of bericht? Meld het in de app bij Instellingen, Iets melden, of mail naar info@theblooom.nl. Dat is ons contactpunt voor gebruikers en overheidsinstanties, in het Nederlands of Engels.

Een mens bekijkt elke melding. Gaat je melding over seksueel misbruik van kinderen, dan hoef je je naam en e-mailadres niet te geven. Is er direct gevaar, bel dan 112.

Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan zie je dat aan de datum bovenaan.

Contact

Vragen over privacy? Mail naar info@theblooom.nl.